Digitalizace a archivace dokumentů
Dokument Management:
Obrovské množství informací obsažených v papírových i elektronických dokumentech v nejrůznějších podobách a datových formátech ─ to je realita současného světa.
Papírové dokumenty (smlouvy, objednávky, doporučené dopisy, stížnosti, faxy, stavební plány, cenné historické dokumenty apod.), elektronické dokumenty (Word, Excel, e-mail, AutoCAD, elektronické formuláře, grafické soubory atd.), multimediální soubory (fotografie, hudba, zvukové soubory, video atd.), se na nás doslova valí ze všech stran. Ať už se jedná o ISO dokumentaci, informace z internetu, papírovou i e-mailovou korespondenci, účetní doklady, zdravotní dokumentaci, dokumentaci k investicím, personální spisy, učebnice, nabídky, dokumentace k pojistným událostem, zajímavé články z tisku a mnoho dalších, je třeba tento tok informací nějakým způsobem řídit, zabezpečit proti zneužití a ztrátě, sdílet, často i zpřístupnit prostřednictvím Internetu a zejména ve firemní sféře řídit i jejich oběh a distribuci. Přidáme-li k tomu ještě legislativní povinnost uchovávat řadu výše uvedených dokumentů a informací v různých zákonných lhůtách (jednotky až desítky let), máme k řešení relativně složitý úkol. A právě k jeho efektivnímu a snadnému řešení slouží DMS systémy.
Co je DMS:
DMS (Document Management System) zvládnou nejen vše výše popsané, ale mnohem více – týmovou práci s dokumentem, evidenci verzí dokumentů, automatické zpracování a distribuci dokumentů, oběh dokumentů (workflow), inteligentní elektronický archiv. Mají jasný a snadno pochopitelný způsob organizování dokumentů, neboť víceméně kopírují způsob, jakým se běžně v kancelářích s dokumenty zachází. Umožňují i velmi efektivně a bezpečně pracovat s papírovými dokumenty, nebo přesněji s obrazy papírových dokumentů, získanými jejich naskenováním a uložením v elektronické podobě. Vyhledání takto získaného elektronického (digitálního) dokumentu trvá řádově sekundy ─ neporovnatelně kratší dobu, než nalezení papírového dokumentu.
Digitalizace papírových dokumentů:
Digitalizací papírových dokumentů se rozumí jejich naskenování pomocí dokumentových skenerů s příslušným programovým vybavením a uložení takto získaných elektronických obrazů dokumentů pomocí prostředků IT. Obrazy dokumentů lze ukládat prakticky v libovolném grafickém formátu, nejčastěji používané jsou TIFF G4, JPG a PDF, rozlišení se používá nejčastěji 200 nebo 300 dpi (obrazových bodů na palec). Je třeba pečlivě zvážit, jakou zvolit barevnou hloubku a rozlišení, protože se tím velmi významně ovlivní nároky na úložný prostor (deseti i vícenásobně).
Indexy jsou údaje, které slouží k vyhledávání digitalizovaných dokumentů v systému pro správu dokumentů a po naskenování se ke každému dokumentu vytvářejí ručně nebo automatizovaně. S velkou výhodou lze využít čárové kódy.
Fulltextová indexace je často využívaný proces, který z naskenovaných obrazů dokumentů přečte veškerý text a uloží jej do databáze. Při budoucím vyhledávání dokumentů v digitálním archivu se po zadání výrazu zobrazí všechny dokumenty, které tento výraz obsahují.
S-COMP Centre CZ s.r.o. zajišťuje digitalizaci pro své zákazníky formou outsourcingu a samozřejmě nabízíme i dodávku (vybudování) digitalizačního pracoviště včetně veškerých školení, následné technické podpory a veškerých souvisejících služeb.
Výhody nasazení DMS:
Zvýšení produktivity práce ─ snadno pochopitelný a bezpečný způsob nakládání s dokumenty a informacemi, jejich rychlé vyhledávání, prostřednictvím workflow jejich automatické a kontrolované předávání k dalšímu zpracování do jiných útvarů společnosti a další sofistikované funkce, jako jsou například fulltextové vyhledávání, správa verzí a revizí, automatická archivace mailů, automatická tvorba nových dokumentů na základě uložených šablon vedou k přímým úsporám pracovního času (zvláště markantní je to v případě nutnosti vyhledávání informací z papírových dokumentů, uložených v archivu - vyhledání naskenovaného obrazu dokumentu trvá řádově sekundy.
Bezpečnost dokumentů a informací ─ přístup do těchto systémů je možný na základě přístupových práv. Ta mohou být definována od práva pouze vidět, že některé dokumenty existují, ale bez možnosti je číst nebo tisknout, přes možnost pracovat s některými dokumenty až po možnost libovolně nakládat (včetně mazání) s libovolnými dokumenty. Možnosti nastavení jsou velmi podrobné.
U papírových dokumentů je jejich zabezpečení proti ztrátě nebo zničení o několik řádů navýšeno. Dokumenty se obvykle bezprostředně po příchodu do společnosti naskenují (digitalizují) a uloží se do zabezpečeného archivu papírových dokumentů. Další zpracování dokumentů. Elektronický obraz papírového dokumentu je zařazen v DMS a dále se pracuje pouze s tímto obrazem.
Originální dokument je obvykle nutné vyhledat pouze v případě policejního vyšetřování nebo soudního sporu.
Úspora nákladů ─ základní úspora je daná zvýšením produktivity práce. Vzhledem k odstranění nutnosti vyhledávat papírové dokumenty (často v archivu v jiné lokalitě), telefonovat, mailovat či dokonce psát vzkazy a dopisy uvnitř i vně společnosti, dochází k výrazné úspoře pracovního času a tím i počtu pracovníků.
Vzhledem k tomu, že se podstatně sníží potřeba vyhledávání papírových dokumentů, velmi klesnou náklady na ukládání papírových dokumentů ─ nemusí být uloženy v klasických pořadačích, případně v oblíbených PVC slidech, ale postačí speciální archivační krabice.
Provozní náklady archivu budou také nižší, postačí méně pracovníků, jednodušší a levnější vybavení, vzdálenější lokalita.
Jako rozumné se jeví využití specializovaných firem, které archivaci dokumentů provozují jako službu a nabízejí i mnoho dalších služeb (vyhledání a dopravu dokumentů, vypracování archivačního i spisového řádu, skartaci dokumentů atd.).
Konkurenční výhoda ─ nasazením DMS získá společnost image moderní firmy. Tuto image často podpoří i výrazné zrychlení reakční doby na požadavky klientů.
Nabízené řešení DMS:
S-COMP Centre CZ s.r.o. je certifikovaným obchodním partnerem společnosti ELO Digital Office ČR, s.r.o. pro prodej jejich ECM/DMS systému ELO.
V závislosti na požadavcích zákazníků byly vyvinuty tři verze:
ELOoffice je ideálním řešením pro malé firmy a samostatné (i domácí) uživatele.
ELOprofessional typu klient/server je koncipováno pro potřeby středně velkých podniků.
ELOenterprise je vlajková loď produktové rodiny ELO, se širokým spektrem konfiguračních možností umožňuje nasazení ve velkých společnostech, nadnárodních koncernech a státní správě. ELOenterprise a ELOprofessional jsou modulární systému a je možno rozšířit jejich funkcionality speciálními moduly pro správu obsahu, indexaci, vytěžování dat a napojení na další informační systémy a kancelářské aplikace.
Specifikace:
Komplexní DMS systém pro snadnou a rychlou správu, digitalizaci a archivaci dokumentů:
· Integrované české OCR + české fulltextové vyhledávání v naskenovaných dokumentech a souborech typu .TIF, .DOC, .XLS, .PPT, .TXT, .PDF a dalších
· Integrované obousměrné propojení s MS Office a MS Outlook
· Řešení pro drobné podnikatele, soukromé použití, ale i státní správu
· Mobilní archiv všech typů dokumentů včetně evidence verzí dokumentů
· Přímá archivace z libovolného programu pouhým výtiskem přes tiskárnu ELO
· Vysoce přizpůsobitelné řešení podporující různá systémová prostředí
· Odolnost proti havárii systému
· Bezpečnost a integrita dat
· Serverové aplikace na platformě Java
· Podpora serverů Linux, Solaris, AIX, Mac OS X, Windows
· Propojení externích informačních systémů – například SAP, MS Dynamics a další
· Jednoduchá integrace s ekonomickými systémy